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Ecco come funziona il nostro supporto:
Progettazione evento
Briefing
La fase di preparazione è importante poiché consente di raccogliere le linee guida per la stesura del progetto e dell’organizzazione. Il briefing deve essere il più chiaro e approfondito possibile per sapere esattamente cosa l’azienda si aspetta dall’evento.
Progettazione Evento
Dopo una attenta analisi delle persone coinvolte e delle aspettative, si sviluppa un progetto che indica in dettaglio lo svolgersi dell’evento, affinché tutto sia in ogni momento sotto controllo.
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Ecco come funziona il nostro supporto:
Ricerca, selezione e proposta di location
Quando le idee iniziano a essere chiare si potrà scegliere il tipo di location più adatta, esplorare e conoscere le varie offerte e scegliere quella più indicata, mettendo confronto diverse proposte adatte a svolgere gli intrattenimenti mirati all’altezza delle aspettative dell’azienda e dei suoi ospiti.
La location rappresenta il cuore dell’evento, deve essere adeguata a rappresentare l’azienda, deve rispondere a tutte le tue specifiche necessità di impatto, di raggiungibilità, di disponibilità spazi congressuali, di costo e soprattutto di grande disponibilità a gestire eventuali cambiamenti!
Site ispection con l’azienda. Sempre. Ove richiesta ma vivamente consigliata.
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Ecco come funziona il nostro supporto:
Redazione del preventivo
Il budget messo a disposizione è determinante. Compito dell’organizzatore è gestire al meglio le risorse economiche calibrando le varie voci al fine di ottenere la miglior performance qualitativa.
Un preventivo dettagliato consente di tenere sotto controllo ogni aspetto dell’evento evitando sgradite sorprese.
In linea di massima le voci a preventivo sono costituite da:
- Esigenze
- Durata
- Realizzazione Inviti Programma
- Registrazioni, conferme iscritti
- Spazi/Dotazioni congressuali
- Proposte Sopralluoghi
- Coordinamento location
- Contrattualizzazione location
- Ristorazione e Catering
- Pernottamenti
- Transfer in Bus
- Servizio fotografico o video a documentazione
- Servizio All inclusive
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Ecco come funziona il nostro supporto:
Programma e agenda
La stesura di un programma e della relativa agenda consente di procedere in modo strutturato e cadenzato rispettando le giuste tempistiche, requisito indispensabile per mantenere l’equilibrio fra attenzione, impegno, divertimento e raggiungimento degli obiettivi.
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Ecco come funziona il nostro supporto:
Logistica
Gestione della logistica relativa alla convention di qualsiasi portata e dimensione: dagli allestimenti scenografici con una attenta cura del dettaglio fino alle dinamiche relative ai trasporti.
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Ecco come funziona il nostro supporto:
Realizzazione dell’immagine coordinata, inviti e adesioni
Realizzazione dell’immagine coordinata, inviti e adesioni
In un evento, oltre alla sostanza conta anche la forma. Una comunicazione chiara e rispettosa il più possibile delle linee guida aziendali aiuta ad incrementare la riconoscibilità e la visibilità della azienda stessa.
La raccolta delle adesioni tramite procedure standardizzate e facilmente consultabili facilita una visione costante della situazione e ne migliorano la gestione. Vantaggi che si traducono nell’avere sotto controllo in ogni momento il numero delle adesioni, disporre delle liste di partecipanti aggiornate, già in formato digitale e precompilate dagli ospiti azzerando possibili errori con la certezza di non dimenticare nessuno.
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Ecco come funziona il nostro supporto:
Segreteria organizzativa
La coordinazione di tutte le parti coinvolte nell’evento è sinonimo di successo. Per questo motivo una segreteria organizzativa è indispensabile a supporto dell’evento nelle fasi del prima, durante e anche dopo, consentendo di vivere con la massima tranquillità l’evento e di potersi concentrare sugli ospiti e sugli obiettivi da raggiungere.
Il nostro personale sarà inoltre a disposizione in ogni momento per rispondere a tutte le richieste degli ospiti, così da poter fornire tutte le informazioni richieste. Nessuno avrà mai la sensazione di essere stato abbandonato a sé stesso.
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Ecco come funziona il nostro supporto:
Organizzazione viaggio e biglietteria
L’esecuzione pratica dell’evento comincia dal momento della firma della commessa, tuttavia si concretizza nei giorni prossimi ad esso con il viaggio dei partecipanti per raggiungere la location.
Razionalizzare costi e organizzare in modo affidabile viaggi e transfer per raggiungere la meta è una delle voci di maggiore stress e al tempo stesso più dispersiva, in termini di tempo, di tutto l’evento.
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Ecco come funziona il nostro supporto:
Intrattenimento
Una convention tipica prevede l’alternarsi di relatori che comunicano al pubblico le proprie relazioni. Molto spesso si tende ad accumulare relatori che si alternano in modo continuo con il risultato che presto si perde l’attenzione del pubblico. Oltre a ciò, non tutti i relatori si trovano a loro agio di fronte ad una platea.
Compito dell’organizzazione è riuscire a trasformare una noiosa giornata di anonime relazioni in un coinvolgente e interessante momento di condivisione di gruppo.
MARTESANA EVENTS
Grazie ad una consolidata esperienza nel mondo del travel, sia a livello nazionale che internazionale, siamo in grado di progettare e gestire operativamente Conventions per gruppi di piccole e grandi dimensioni.